Tomber sous le charme du PDCA grâce à un hamster, un batteur de hard-rock et deux photos de famille

Imaginez un pneu de voiture que vous posez debout sur le versant d’une colline. Puis vous le lâchez. Que se passe-t-il ? Il va dévaler la pente puis finir par s’affaler sur le côté.

Ce pneu, c’est l’organisation de votre entreprise. La pente de cette colline, c’est la performance de votre entreprise.

Une organisation figée sans dynamique d’amélioration est comme ce pneu lâché sur une pente.

Voilà une des dizaines de façons possibles de présenter ce monument des démarches de progrès, le PDCA, également appelé « roue de l’amélioration continue » ou « roue de Deming ».

Le PDCA est aux méthodes d’organisation ce que l’œuf est à la cuisine : un ingrédient aux usages multiples, capable de s’exprimer dans la simplicité ou dans la complexité, pour selon le cas créer du liant, modifier une texture ou sublimer une réalisation.

Lors de ma première rencontre (au siècle dernier) avec le PDCA, ça n’a pas été le coup de foudre, loin de là. J’avais compris le concept, mais ne parvenais pas à faire de lien avec des usages concrets. Et puis, à force de regards, d’interrogations et d’expériences, je finis par tomber sous le charme. Depuis, c’est le grand amour.

Dans cet article vous découvrirez 3 applications concrètes dévoilant le PDCA sous des angles flatteurs. Je ne suis pas jaloux.

Le PDCA en quelques mots

Au départ, rien de très poétique. Des enjeux militaires, des statistiques, la recherche d’une méthode pour améliorer la qualité. Si la paternité de cette méthode revient à Walter A. Shewhart, c'est le statisticien William Edwards Deming qui l'a fait connaître aux industriels japonais dans les années 50. En 2023, le PDCA est toujours d’actualité et constitue le socle de toutes les dernières versions des normes ISO de systèmes de management.

Le PDCA est symbolisé par un schéma :

• P est l’initiale de « Plan ». Lors de cette première étape, fondamentale pour mettre la roue en mouvement vers le sommet de la pente, il s’agit de définir ses attendus. Comme l’écrivait le philosophe Sénèque il y a 2000 ans « il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ».

• Le D (initiale de Do). Prévoir des choses, c’est bien. Les mettre en œuvre, c’est essentiel. Ici, on passe à l’action. La roue tourne.

• Il est alors temps de faire un Check (C) pour évaluer si l’attendu initial est oui ou non effectif (fait / pas fait ?) et efficace (les résultats espérés sont-ils atteints ?)

• Le A (act), selon les résultats du Check, permet de réaliser les ajustements, les consolidations ou de réenclencher d’autres actions grâce aux connaissances acquises.

Une cale vient symboliser les dispositifs permettant d’éviter à la roue de redescendre la pente.

Usage opérationnel : la réunion d’équipe

C’est dans la simplicité du quotidien que le PDCA révèle un de ses principaux attraits : son aide pour faire avancer une action.

Imaginez un jeune hamster placé dans la roue de son manège. Mettez chaque ligne de votre plan d’action dans la roue. Ça devrait bouger !

Illustration :

• P : La réunion se termine par une réponse à la question « et maintenant, on fait quoi ? ». L’action ainsi identifiée est tracée sur un support adapté, dans notre cas un ticket informatique Trello dans une colonne « à faire ».

• D : les personnes concernées mettent en place l’action. Elles n’ont pas besoin d’être relancées car l’action est claire, visible et engageante.

• C + A : lors de la réunion suivante, les participants font bouger les tickets informatiques. Les mouvements sont nombreux et visibles vers les colonnes « en cours », « terminé » et « efficacité validée ».

Points de vue :

• Les participants ont produit quelque chose. Le sens et l’efficacité de la réunion pour l’entreprise et pour les participants sont proportionnels à la qualité du « P ».

• La brièveté du bilan d’avancement est révélatrice de l’efficacité du PDCA. Si c’est long, ce n’est pas bon.

• Le bilan doit être centré sur les points durs, sans perdre de temps sur ce qui a avancé.

• Le support utilisé doit mettre en évidence le mouvement.

• La posture des participants est le facteur clé de la réussite. Ils arrivent à ce bilan avec des actions pour l’essentiel réalisées, et si ce n’est pas le cas avec des propositions de solutions pour qu’elles le soient prochainement.

• Constater que les actions n’ont pas été faites et passer du temps à ajuster (A) de nouveaux délais est une des « pathologies organisationnelles » les plus répandues en entreprise. Cela révèle une roue qui ne tourne pas bien rond et des problèmes dans la manière de réaliser les phases « P et D ». Ça se soigne.

• Pensez au hamster : s’il s’allonge dans sa roue, ce n’est pas bon signe.

Usage pour le pilotage : l’amélioration d’un processus

Vous regardez avec amour la photo d’un enfant prise hier sur votre smartphone, et vous la comparez avec une photo prise il y a un an. Qu’est-ce qu’il est beau. Comme il a changé. Quelle joie de le voir grandir !

Le pilotage des processus est fondé sur le même principe (avec un peu moins d’affectif, la plupart du temps). En utilisant à bon escient le PDCA, vos processus vont évoluer et gagner en efficacité.

Illustration :

• L’étape P va intégrer dans un plan d’actions les différentes « sources » à l’origine des actions d’amélioration :

- Les résultats à atteindre (quoi faire pour y parvenir ?)

- Les risques et opportunités (comment anticiper la période à venir ?)

- Les constats d’audit (quelles corrections nécessaires, points de vigilance et pistes de progrès ?)

- Les résultats obtenus (sur quels thèmes initier nos prochaines actions ?)

- Les dysfonctionnements constatés (comment éviter la réapparition de nos problèmes ?)

Le pilote du processus est le porteur de cette étape. Les actions sont définies avec les acteurs concernés. Le pilote s’assure que ces actions sont bien connues et comprises par les personnes qui vont les mettre en œuvre.

• D : le pilote organise une remontée des informations sans actions de sa part, pour optimiser le temps. Le système de suivi permet aux responsables des actions de déclarer leur avancement. En cas de difficulté ou de contretemps, le pilote est informé, sans attendre les réunions de suivi.

• C : Le pilote regarde tous les mois l’état d’avancement des actions et évalue s’il est opportun d’organiser un évènement (rencontre en tête à tête, réunion, groupe de travail, …) pour faire avancer certains sujets. Si ce n’est pas le cas, un simple message d’encouragement pour tous les porteurs d’actions est envoyé.

• A : Une revue de processus annuelle et participative permet de prendre du recul sur toutes les améliorations apportées, de s’assurer qu’elles sont désormais intégrées dans le système de management et que le travail effectué par les équipes a été reconnu.

Points de vue :

• En comparant le SWOT de l’année n à celui de l’année n-1, quelques secondes suffiront à voir si le PDCA a fonctionné :

- Les faiblesses ont-elles disparu ?

- Les opportunités ont-elles été saisies ?

- Les risques ont-ils été maîtrisés ?

- Les forces se sont-elles développées ?

• La définition des rôles et des postures (du pilote, du service qualité, des acteurs du processus, des responsables des actions, de la direction générale) est le facteur clé de succès. Quand on travaille sur un outil de management, il faut avant tout trouver le bon angle de management.

• L’outil n’est qu’un support. Tout va dépendre de la manière de s’en servir.

• Pensez à la photo de l’enfant : s’il a changé depuis l’an dernier, vous serez heureux, même si sont apparus les premiers boutons d’acné.

Usage stratégique : l’évolution d’une organisation

Le 31 décembre 1984, Rick Allen, batteur du groupe Def Leppard, perd son bras gauche dans un accident de voiture. Rien ne sera plus pareil, le contexte a irréversiblement changé. 40 ans plus tard, Rick est derrière sa batterie au Hellfest, sourire aux lèvres. Il a appris à jouer autrement. Le groupe a adapté ses morceaux pour pouvoir continuer l’aventure avec lui. Depuis, ils jouent toujours ensemble et ont vendu plus de 100 millions d’albums.

Dans sa dimension conceptuelle, le PDCA peut vous laisser bouche bée.

Il trouve tout son sens dans la façon d’appréhender la vie d’une entreprise.

Illustration :

• Sous cet angle, le P est ici la Prise de conscience. La direction générale a conscience que, pour s’adapter aux changements fréquents, inéluctables et chaotiques du contexte, il est préférable de chercher à faire mieux et de se remettre en question que de rester figé sur ses positions. Elle décide donc de mettre en œuvre un système de management pour organiser l’amélioration continue. Des responsabilités sont définies. Des processus sont établis. Chacun y prendra part. La direction en premier plan.

• D devient la capacité à Donner les moyens à ce système de management de fonctionner. Du temps est investi pour définir, entretenir et améliorer les processus. Les pilotes et les acteurs des processus mettent en place des façons de travailler en phase avec les attentes des clients, des salariés, de la gouvernance, … Ces actions sont pilotées pour cohabiter au mieux avec le quotidien de l’entreprise.

• Une fois par an, la Direction organise une revue de direction. Ce dispositif majeur du Check + Act lui permet d’évaluer dans quelle mesure les actions planifiées (P) et mises en œuvre (D) ont porté leurs fruits. Entre deux revues annuelles, avec l’appui du responsable QSE, elle réalise un suivi mensuel des actions stratégiques et du tableau de bord ce qui lui permet de connaître « en temps réel » l’état de son organisation et de prendre des décisions éclairées.

Points de vue :

• Les normes ISO 9001, 14001, 45001, … fournissent un cadre pour déployer et décliner le PDCA. Les cadres bien définis aident à augmenter l’espace de liberté. Utiliser ces normes comme un carcan de contraintes va à l’encontre des intentions de l’esprit du PDCA.

• Pensez au batteur de Def Leppard : ce qui arrive dans la vie est parfois choisi, parfois subi. Ce groupe a choisi une façon d’avancer et de faire tourner sa roue là où d’autres auraient renoncé. Le PDCA porte cette conviction qu’il vaut mieux avancer. Six ans plus tard leur guitariste perdait la vie. La roue a continué de tourner.

• Certaines entreprises font du PDCA sans le savoir. C’est bien. Mais si elles le savaient, elles le feraient mieux; ne serait-ce qu’en réalisant un PDCA sur la manière dont elles réalisent leur PDCA.

Conclusions

Je rencontre souvent des entreprises aux démarches de progrès laborieuses, étriquées, scolaires. Et d’autres au contraire dynamiques, participatives, stimulantes. La différence entre les deux cas ? Certaines ont trouvé le bon angle pour apprécier, s’approprier et utiliser le PDCA. Cet angle est rarement découvert par hasard. Un peu comme les truffes. Vous avez déjà ramassé une truffe par hasard ?

Olivier Lartigau

Conseils, audits et formations QSE

olivier.lartigau@neofacto.fr