.png){kind=logo}
Mai 2020. La période post-confinement est amorcée. Dirigeant ou responsable, vous avez élaboré des protocoles sanitaires définissant les meilleures conditions possibles de sécurité pour vos équipes face au risque COVID.
Vous allez désormais voir le résultat de ce travail et certainement vous trouver confronté à de nouvelles difficultés : c'est bien connu, on ne peut pas TOUT prévoir.
Et bien "tant mieux !", car vous tenez là une excellente occasion d’associer vos collaborateurs à une réflexion fructueuse via un atelier participatif.
Le principe : organiser un Retour d'Expérience (REX) sur votre protocole sanitaire de reprise du travail.
Je vais dans cet article vous donner les grandes lignes de cet atelier, ses atouts et les pièges à éviter. A vous de l'adapter en fonction de vos besoins, mais surtout gardez bien en tête les mots clefs : simplicité – souplesse – rapidité - collectif.
Les bénéfices attendus
Quelques heures de travail investies dans cet atelier auront plusieurs conséquences positives :
Trouver des solutions pertinentes : qui mieux que la personne sur son poste de travail est à même d’identifier ce qui est faisable et ce qui ne l’est pas ?
Retrouver le plaisir du travail collectif : vos collaborateurs ont certainement été marqués par l'isolement du confinement. Encourager le dialogue entre collègues et stimuler l'intelligence collective est essentiel lors de cette reprise.
Libérer la parole sur un sujet anxiogène : le format participatif permet à vos collaborateurs de pouvoir exprimer leurs préoccupations. Ils ont un avis sur la question, et le donner dans un cadre structuré sera beaucoup plus constructif pour l'entreprise.
Faciliter l’acceptation des contraintes : malgré la qualité de votre protocole initial, certains dispositifs seront inévitablement dénigrés. Les contributeurs, en participant à la recherche de solution, en seront les meilleurs ambassadeurs.
Alléger la pression sur le(s) manager(s) : cette situation et les peurs qu'elle génère est inédite pour tout le monde, y compris pour les managers.
Modalités pratiques
Etape 1 : Mise en place du retour d’expérience
Constituez un groupe par type de poste de travail impacté. Chaque groupe sera composé d'un maximum de 10 collaborateurs.
Avec l'aide d'un animateur, les groupes se réunissent chacun une quinzaine de minutes autour d'un paperboard.
Les collaborateurs sont invités à s'exprimer afin de renseigner 2 colonnes : les TOPS (les mesures à conserver) et les FLOPS (ce qu’il faudrait améliorer).
Etape 2 : Analyse des FLOPS et recherche de solutions
Confiez chaque FLOP à une équipe de 2 ou 3 volontaires.
Au cours d'une séance de travail inférieure à 1 heure, demandez-leur d'analyser les causes du FLOP et d'identifier au moins une solution réalisable.
Etape 3 : synthèse et plan d’actions
Centralisez, évaluez et validez les solutions proposées avec les décideurs et les représentants du personnel.
Mettez en œuvre les actions en y associant les équipes.
Communiquez sur ces actions en n'oubliant pas de remercier et féliciter les contributeurs.
Les pièges à éviter
Une Direction désengagée : si le top management n'est pas sponsor de cette démarche, elle n'aboutira pas et pourra même être mal perçue par les collaborateurs.
Faire compliqué : gardez en tête les lignes directrices : simplicité – souplesse – rapidité.
Oublier l'objectif principal de la démarche : ce qui compte, ce n’est pas la méthode ; c’est de faire réfléchir les gens ensemble et de façon agréable autour d’un objectif commun.
Conclusion
Après des semaines d'inactivité ou d'activité dégradée, le business doit bien sûr reprendre vite, mais dans un cadre beaucoup plus contraint et inconfortable qu'avant.
Associer vos collaborateurs au perfectionnement de votre protocole sanitaire peut être un moyen simple et efficace de vous faire découvrir la force du travail collaboratif à un moment où vos équipes y seront particulièrement réceptives.
Merci de l’intérêt que vous avez porté à cet article. Si vous passez à l’action, n’hésitez pas à me faire part de vos questions et de votre retour d’expérience.
Olivier