Le plan d’actions en Lego®

Quelle est l’approche la plus efficace pour animer mon plan d’actions ?

Dans certains cas, la ludification est un angle pertinent. Pour vous l’illustrer, j’ai « revisité » pour vous (clin d’œil culinaire assumé) un outil classique de management grâce à un célèbre jeu de construction.

En combinant ludification et management visuel, vous pouvez dynamiser l’avancement d’un plan d’actions.

Dans cet article vous découvrirez comment mettre en place un plan d’actions en Lego®. Mais vous verrez avant tout pourquoi la cuisine maison (je choisis les bons ingrédients et les prépare avec soin) est bien supérieure aux plats cuisinés (je vais à la facilité).

Prenez ce plan d’actions en Lego® pour ce qu’il est : un encouragement à trouver votre solution et en aucun cas une recette miracle.

Les principes du management visuel et de la ludification

Elément clé des approches LEAN et des méthodes AGILES, le KANBAN a trouvé de nombreuses applications dans les domaines de l’industrie, de l’ingénierie et des services, depuis ses débuts en 1950. Il s’appuie sur plusieurs principes, dont l’importance de la visualisation : afin de comprendre comment fonctionnent les dispositifs en place et connaître l'état d’un projet, il est essentiel de visualiser le flux de travail. Pour cela, on utilise un tableau dont chaque colonne représente une étape (à faire, en cours, terminé, …). Chaque tâche est déplacée d’une colonne à l’autre jusqu'à son achèvement.

Cette visualisation se traduit par 3 composantes essentielles :

· Un tableau mural ou digital, qui permet de visualiser le flux des tâches

· Des tickets KANBAN qui portent les informations sur les tâches

· Une animation autour du tableau, pour faire bouger les tâches.

En plaçant les actions sur un support visuel, cette méthode éprouvée contribue significativement à l’avancement des plans d’actions en misant sur l’animation.

Une tendance plus récente, la ludification (aussi appelée gamification) consiste à intégrer des mécanismes de jeu dans des processus qui n’ont pas pour vocation première d’être ludiques. Cette approche interroge les moyens pour stimuler l’engagement autour de dispositifs plus attrayants, plus innovants et plus efficaces.

A la croisée de ces 2 approches, l’idée de créer un dispositif ludique et visuel pour renforcer l’efficacité des plans d’actions représente aujourd’hui un enjeu pour un nombre croissant d’organisations.

Exemples d’un plan d’actions en Lego®

Le Lego® a des atouts majeurs pour une utilisation professionnelle :

- Il est universellement connu

- Les couleurs et les formes sont modulables

- Il est conçu pour la manipulation

- Il est inusable

- Il a fait l’objet de développements dans un contexte professionnel avec la méthode Legoseriousplay®

La transposition d’un tableau KANBAN classique en Légo® se traduit par un panneau de ce type :

Le fonctionnement s’appuie sur :

- Des actions à entreprendre, ici symbolisées par les briques de couleur

- Des acteurs, personnalisés avec des avatars représentant les responsables de chaque action

- Des colonnes, indiquant l’état de chaque action

Pour pallier la difficulté d’écrire le libellé de l’action sur chaque Lego®, l’option ici retenue est d’apposer un n° d’action sur chaque brique et afficher une feuille sous le panneau avec les libellés.

L’idée globale de ce plan d’actions est :

- De permettre la visualisation de l’ensemble des actions et leur avancement global

- De créer un dispositif propice aux échanges au sein de l’équipe

- D’encourager la coopération

- De modifier le rapport entre une personne et les actions qu’elle doit mener : regarder sa couleur de Lego® ou chercher son nom dans un tableau EXCEL à 20 lignes et 10 colonnes, ce n’est pas la même expérience.

Il doit s’inscrire dans une démarche globale d’amélioration qui prend en compte tous les aspects - cf Comment dynamiser vos plans d’actions ? (neofacto.fr).

Variantes :

Les couleurs peuvent être associées à une personne ou à une origine d’action. Dans le cadre d’un plan d’actions par processus, le rouge peut par exemple être réservé aux actions de réduction de risques, le vert aux actions suite à opportunités, etc.

La taille des briques peut être adaptée à la charge de travail : briques de 4, 6, 8, pour souligner le niveau de sollicitation d’une personne ou de l’équipe.

Conditions de réussite

Ce plan d’actions en Lego® est une illustration de cette démarche de réflexion, adaptable dans les contextes suivants :

- Une culture d’entreprise ouverte à la ludification et qui accepte que le jeu puisse être un moyen de réaliser des actions très sérieuses.

- Des groupes de petite taille (à 10 personnes, cela devient compliqué), à forte interactivité

- Un groupe sensible au caractère « attractif » des outils

- Un contexte de rejet au plan d’actions EXCEL suivi en réunion

La démarche que je vous encourage à suivre pour réussir votre recherche du bon format de plan d’actions est la suivante:

- Avant tout : ne pas s’orienter a priori vers une idée de solution trop aboutie !!!

- Constituer un groupe de travail

- Valider les objectifs et les modalités d’animation du plan d’actions

- Organiser une séance de créativité pour faire choisir au groupe un support attractif (tant pis si vous rêviez de Lego® et que tout le reste du groupe fonce sur un moyen)

- Modéliser et fabriquer ce support

- Faire une séance de test pour adapter le support

Conclusions

Gadget ou levier d’efficacité, la frontière est infime lorsque l’on travaille la ludification.

Si le contexte est favorable, un plan d’actions ludique en management visuel va fonctionner et donner des résultats très probants car les utilisateurs vont se l’approprier, le personnaliser et l’utiliser à leur manière.

Dans le cas contraire, il est inutile de forcer les choses : je vous invite à initier d’abord un travail de fond sur ce contexte et à ouvrir la discussion avec les équipes concernées. Avec les idées claires et un soupçon d’imagination, le champ des possibilités est étendu.

Si vous avez d’autres expériences réussies de ludification, je serai ravi de les découvrir.

A bientôt sur le blog pour découvrir d’autres idées rafraîchissantes et efficaces.

Olivier

PS : Merci à Etienne et Victor Lartigau, spécialistes en Lego®, qui ont fourni les briques, les idées puis construit le support présenté en photo.